سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها
تحدد سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها في جمعية ارتق لتحفيظ القرآن الكريم بالخرج الآليات والضوابط المنظمة لحفظ السجلات والوثائق الرسمية والإدارية والمالية، بما يضمن سلامتها وسريتها وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة، مع الالتزام بالأنظمة والتعليمات المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
تهدف هذه السياسة إلى تنظيم دورة حياة الوثائق منذ إنشائها أو استلامها، مرورًا بفترة حفظها النظامية، وحتى إتلافها بطريقة آمنة بعد انتهاء الحاجة إليها. وتشمل الوثائق جميع السجلات الورقية والإلكترونية، مثل العقود، والسجلات المالية، وملفات الموظفين والمتطوعين، وبيانات المستفيدين، ومحاضر الاجتماعات، والمراسلات الرسمية.
تلتزم الجمعية بتحديد مدد حفظ مناسبة لكل نوع من الوثائق وفق طبيعتها ومتطلباتها النظامية، مع توفير وسائل حفظ آمنة تحميها من التلف أو الفقد أو الوصول غير المصرح به. كما يتم تصنيف الوثائق حسب درجة سريتها، وتقييد صلاحيات الاطلاع عليها للأشخاص المخولين فقط.
